Acortar las jornadas de trabajo remoto
Ahora que estamos abocados a trabajar desde la casa, hemos evidenciado que se trabaja más y la jornada se extiende fácilmente; en muchos casos también se es más productivo. Pero esto no es nuevo, quienes ya han trabajado en forma remota, lo saben. Se trata de una característica propia del trabajo remoto, y las circunstancias actuales, exigieron planear e implementar cambios durante la marcha. Entonces, ¿podemos evitar que se extiendan las jornadas, trabajando en forma remota?
Para dar guías sobre la respuesta, comparto aquí algunas recomendaciones basadas en años de experiencia de líderes de equipos técnicos de trabajo remoto, CEO y fundadores de compañías de educación a distancia, construcción de soluciones de software y otros servicios profesionales que pueden desempeñar su actividad desde el teletrabajo.
La primera puede ser la aparentemente más obvia, y es hacer más rápido el trabajo. Esto se logra aplicando en conjunto buenas prácticas en el uso de las herramientas para disminuir el trabajo repetitivo. Para esto el área de TIC ha dispuesto de una librería en Intranet donde podrán consultar, entre otras, las prácticas para el manejo del tiempo con Outlook, que es la aplicación más usada por todos en la Compañía. Pero para el trabajo en casa hay aspectos adicionales a tener en cuenta, como los siguientes:
Establecer rutinas
La rutina es importante para su productividad, para su predisposición al trabajo y para las expectativas de su equipo y de las personas en su casa. Una vez defina su horario de trabajo, en coordinación con su equipo de trabajo, se debe comunicarlo a todos. La disciplina en seguir una rutina predefinida ayuda a lograr objetivos diarios, pero no significa que no la pueda ajustar. Dentro de las rutinas, se deben incluir las pausas activas, los tiempos de trabajo y los tiempos de la casa.
Maneje un solo calendario en Outlook que incluya, además de las reuniones, las actividades de trabajo y las personales. Así podrá ver en un solo lugar su plan diario y semanal. Consejo: Use “MyAnalitycs” herramienta disponible en las aplicaciones de O365, para tener otra mirada y recomendaciones para el manejo de su tiempo, basado en su actividad.
Establecer acuerdos de trabajo
Confirmar la información: El contacto directo ya no existe; las comunicaciones se dan en su mayoría por correo, mensajes instantáneos, llamadas telefónicas o de audio y, en el mejor de los casos, video conferencias. Por lo tanto, no recibimos ni comunicamos mucha información, pues estamos restringiendo los canales naturales, como la expresión corporal. Por esto, ante cualquier duda, molestia o suposición, se hace necesario confirmar la información o las instrucciones. Esta es la necesidad más relevante para el trabajo remoto.
Confianza: No tener posibilidad de ver directamente a las demás personas del trabajo puede generar ansiedad y los tiempos de respuesta ya no son los mismos. En esta nueva manera de trabajar, generar confianza de que la tarea se está haciendo cobra mayor importancia, Redunde en la información a comunicar; siempre que le sea posible use la cámara para las video llamadas; pida el tiempo que necesita para hacer una tarea a la vez; otorgue el tiempo que las personas de su equipo necesitan; busque mecanismos que ayuden a otros a tener confianza de su trabajo o su disponibilidad; use aplicaciones, como Planner para facilitar el seguimiento de tareas propios y de otros.
Redundancia en la comunicación: Comunicar lo que se piensa hacer, antes de hacerlo, y los avances que se van obteniendo hasta el final. De esta forma, el equipo sabe cómo van avanzando los demás. Ayuda a generar confianza y disminuir la carga de pensar y suponer qué están pensando otros. Por ejemplo, para las reuniones entregar un resumen o los puntos a tratar, y describir el objetivo de la reunión. Un resumen que ayude a los participantes a prever qué información van a requerir para aportar a la reunión o comprender la importancia de la que van a recibir. También es importante comunicar a las personas en su casa y compañeros de trabajo remoto sus horarios de trabajo. Cuando requiera concentración, no asuma que lo saben o lo entienden; tenga en cuenta que esta circunstancia en nueva para todos.
Visualización: : Apoyarse en herramientas para mostrar el progreso de proyectos y tareas de un grupo o personas de otras áreas, como proveedores. Ya no hay tableros de información. Válgase de aplicaciones conocidas o pruebe opciones nuevas; un archivo en excel publicado en sus equipos de trabajo en Teams, permite que todos los miembros puedan leer y actualizar avances de proyectos no complejos. Aprender a usar Planner, aplicación que le permite planear, asignar, seguir y completar tareas propias y las de sus equipos de trabajo. Estas herramientas dan muy buena visibilidad inmediata sobre el estado de proyectos y tareas de grupo.
Roberto Bautista R.
Líder Tecnologías de la Información y las Comm. (TIC)
El objetivo de este medio de comunicación es compartir información de interés con los empleados sobre actividades, proyectos y buenas prácticas de la Compañía, para construir conocimiento colectivo de la actualidad de nuestra organización. En cada edición resaltaremos la gestión que tiene la Compañía en sus diferentes escenarios de intervención al interior y en el entorno dónde operamos. Cualquier sugerencia será recibida al correo:
